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對采購工作的管理與控制,主要是由企業(yè)采購經(jīng)理負(fù)責(zé)的。由于采購工作涉及面廣,會涉及企業(yè)內(nèi)部的成本控制、財務(wù)以及客戶、生產(chǎn)等生產(chǎn)和服務(wù)部門,還有外部眾多的供應(yīng)商、中間商,情況復(fù)雜,具有政策性、季節(jié)性和隨機(jī)性等特點。要做好對采購工作的管理與控制,采購經(jīng)理必須抓好以下幾個方面的工作。
一、采購管理的規(guī)劃
說起采購管理的規(guī)劃,大家可能都搖頭,這哪是采購經(jīng)理的事?在中國的許多企業(yè),確實如此。但這并不排除你有機(jī)會為一個新企業(yè)的采購進(jìn)行規(guī)劃,或者是為一個企業(yè)的采購管理進(jìn)行重新規(guī)劃。如企業(yè)規(guī)模大了,由以前的一家工廠,擴(kuò)展為有好幾家分廠、好幾家分公司,這時候,企業(yè)究竟是沿用以往的集中制采購組織,還是采用分權(quán)制采購組織呢?如果你恰好在采購經(jīng)理的位置上,這可能就是你要考慮的問題了。
二、采購人員的管理
經(jīng)理對采購工作的管理主要表現(xiàn)在對采購人員的管理上,他的管理意圖,對市場情況的掌握,對供應(yīng)商的選擇以及對企業(yè)成本的控制等,都要通過采購人員的工作體現(xiàn)出來。因此,做好對采購人員的管理工作極為重要。針對采購工作的特點,采購經(jīng)理的工作包括:
第一,要選好采購人員。
第二,要明確分工與職責(zé),明確權(quán)利與義務(wù)。
第三,要加強(qiáng)對采購人員的法制教育、職業(yè)道德教育,提高其抵制不正之風(fēng)的自覺性,樹立堅強(qiáng)的組織觀念和嚴(yán)明紀(jì)律性;同時,要培養(yǎng)其企業(yè)主人翁的責(zé)任感,培養(yǎng)其不謀私利、不徇私情、秉公辦事的思想作風(fēng)。
第四,要對采購人員的工作進(jìn)行監(jiān)控。
三、建立良好的采購工作程序
良好的采購工作程序?qū)?
為采購部有條不紊地運(yùn)作提供有力的保證,使所有的采購員有章可循,提高效率,減少失誤。各個企業(yè)的采購工作程序中應(yīng)注意以下問題:
第一,嚴(yán)格按程序運(yùn)作,不允許推諉扯皮,該辦的必須辦理。
第二,嚴(yán)格按程序所規(guī)定的職權(quán)范圍辦理,不得超越范圍。
第三,密切協(xié)作關(guān)系,強(qiáng)調(diào)采購部與其他部門的協(xié)調(diào)、合作與配合,有困難、有疑問應(yīng)共同協(xié)商解決。
四、控制采購價格與成本
成功的采購工作目標(biāo)之一是獲得理想的采購價格,降低采購成本。
采購價格是受各種因素影響的,諸如市場的供求狀況,生產(chǎn)的需求程度,采購的數(shù)量,材料本身的質(zhì)量,供應(yīng)的貨源渠道和經(jīng)營成本,單位支配市場程度,其他供應(yīng)者對其影響等。面對這些價格因素與生產(chǎn)經(jīng)營的要求,對采購價格實行控制是必要的。
采購成本是開展采購活動過程中產(chǎn)生的各種費用。采購業(yè)務(wù)效率提高了,采購成本也就會降低,將為企業(yè)盈利作出貢獻(xiàn)。
五、供應(yīng)廠商管理
采購員的工作是有所分工的,即在一個相對長的時間里較固定地分管負(fù)責(zé)采購某一類物品,使其熟悉這類物品的市場供應(yīng)廠家及供應(yīng)商。作為采購經(jīng)理,則應(yīng)該熟悉所分管的采購員聯(lián)系的所有供應(yīng)廠商。經(jīng)過一段時間實際采購的考察,對一些信譽(yù)好的供應(yīng)商,應(yīng)考慮與其建立比較穩(wěn)定的采購關(guān)系和良好的合作關(guān)系,以保證貨源的購進(jìn),減輕采購工作量。同時,采購經(jīng)理應(yīng)該負(fù)責(zé)解決采購員解決不了的問題,買到采購員買不到的貨物。
還應(yīng)注意避免出現(xiàn)這樣的情況:一個采購員頻繁聯(lián)系的供應(yīng)商是采購經(jīng)理所不知道或不熟悉的,如果采購員和供應(yīng)商長年不買采購部經(jīng)理的賬,那么采購經(jīng)理的工作將是十分被動的。供應(yīng)商為了得到更高的經(jīng)濟(jì)效益,常會采取各種各樣的辦法籠絡(luò)采購員,它不僅影響進(jìn)貨成本,損害企業(yè)利益,還會腐蝕采購員隊伍。如何控制這類問題的產(chǎn)生,是所有采購經(jīng)理面臨的共同問題。
另外,作為一名采購經(jīng)理,從企業(yè)長遠(yuǎn)的發(fā)展角度考慮,應(yīng)該為企業(yè)的供應(yīng)商管理設(shè)計一套有效的管理制度、管理方法,如供應(yīng)商激勵機(jī)制、供應(yīng)商評價體系等。
六、對采購計劃和購貨合同執(zhí)行的控制
為了保證物品采購和購貨合同的有效執(zhí)行,采購經(jīng)理必須對執(zhí)行過程進(jìn)行控制:
第一,指定專業(yè)人員對計劃的執(zhí)行和購貨任務(wù)的履行進(jìn)行檢查。
第二,設(shè)立物品計劃執(zhí)行控制臺賬,記錄每種物品的采購計劃,簽約(合同)情況,交貨履約和庫存情況。如有條件可采用現(xiàn)代化企業(yè)采購工作管理軟件,將這些數(shù)據(jù)輸入電腦,以備隨時檢查。
第三,定期檢查與隨時檢查相結(jié)合,每月進(jìn)行全面檢查,對未按計劃和合同進(jìn)度供貨的貨種,隨時通知經(jīng)辦采購員督促供應(yīng)單位按時交貨。
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