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企業(yè)經(jīng)營中的預(yù)算控制方式

發(fā)布時間:2020-10-31     瀏覽量:3409    來源:正睿咨詢
【摘要】:預(yù)算監(jiān)控通常使利用信息系統(tǒng)進行在線控制,并結(jié)合內(nèi)控流程設(shè)計關(guān)鍵控制點、對執(zhí)行結(jié)果進行分析通報,以及開展內(nèi)部審計等多種方式進行。

  預(yù)算監(jiān)控通常使利用信息系統(tǒng)進行在線控制,并結(jié)合內(nèi)控流程設(shè)計關(guān)鍵控制點、對執(zhí)行結(jié)果進行分析通報,以及開展內(nèi)部審計等多種方式進行。

  信息系統(tǒng)可以實現(xiàn)事中的結(jié)點控制并及時反饋各種預(yù)警信息。同時,在線控制也可以分別實現(xiàn)對個項和總額的控制,更可以實現(xiàn)二者的結(jié)合,進行集中控制。這也是實施預(yù)算信息系統(tǒng)最重要的作用之一。

  在企業(yè)實際運營中,企業(yè)一般將上述四種方式結(jié)合起來,綜合應(yīng)用,通過重點控制體現(xiàn)成本效益原則,對預(yù)算的執(zhí)行進行有效監(jiān)控,達到運營目標,實現(xiàn)最優(yōu)監(jiān)控效果。

企業(yè)經(jīng)營中的預(yù)算控制方式

  1. 預(yù)算執(zhí)行的控制方式

 ?。?)信息系統(tǒng)

  通過信息系統(tǒng),對重點預(yù)算事項(重點費用、材料采購支出、資本支出等)進行實時在線監(jiān)控,不但能夠體現(xiàn)實時控制的思想,真正達到事中控制,而且能達到控制嚴格、數(shù)據(jù)準確,執(zhí)行各種內(nèi)部管理方面的統(tǒng)計也更為快捷及時。當(dāng)然,通過信息系統(tǒng)的在線控制,也可能會出現(xiàn)由于種種例外情況影響業(yè)務(wù)的順利進行,并造成信息系統(tǒng)中的信息流和實際單據(jù)流的核對較為煩瑣。

  因此,根據(jù)重要性和“80/20”原則,可以對重點費用、采購支出和資本支出實施在線嚴格控制,而其他小額費用、非重要的例行采購支出可以實施較為寬松的在線控制。

  具體預(yù)算信息系統(tǒng)控制流程如圖所示。

企業(yè)經(jīng)營中的預(yù)算控制方式

  預(yù)算信息系統(tǒng)控制流程

  預(yù)算信息系統(tǒng)可以是獨立的預(yù)算信息系統(tǒng),也可以是ERP系統(tǒng)中的預(yù)算模塊。

 ?。?)內(nèi)控流程

  在系統(tǒng)外,對常規(guī)預(yù)算內(nèi)事項,通過事先制定的控制流程進行一般的業(yè)務(wù)審批。通過內(nèi)控流程進行預(yù)算控制,嚴格程度不如預(yù)算信息系統(tǒng),需要人工判斷是否超預(yù)算,及時性和準確性會大大降低。內(nèi)控流程較易被員工和各級管理層所接受,但是較為靈活的方式也會降低其預(yù)算控制的水準。

 ?。?)分析通報

  對相關(guān)預(yù)算事項,通過月度、季度、年度的定期報告或者會議對各責(zé)任中心的預(yù)算執(zhí)行情況進行分析、披露、通報和獎懲。此種預(yù)算控制形式是典型的事后控制形式,缺乏及時性特征,是一種“馬后炮”預(yù)算控制方法,其嚴格程度與預(yù)算信息系統(tǒng)和內(nèi)控流程控制形式相比顯著降低。但是預(yù)算分析的通報和獎懲反映的情況較為綜合、全面,對于需要進行長期考核的預(yù)算事項較為適宜,投入的成本也較低。

 ?。?)內(nèi)部審計

  公司內(nèi)部審計是對集團各事業(yè)部、各公司、各部門經(jīng)營活動的真實性、合法性、效益性以及各種內(nèi)部控制制度的科學(xué)性和有效性進行審查、核實和評價的一種監(jiān)控活動。內(nèi)部審計是企業(yè)內(nèi)部監(jiān)控體系中最上層的部分,通過對財務(wù)、管理、流程、IT等的審計來保障業(yè)務(wù)運行在預(yù)定的軌道上,避免不確定性因素。其中,對管理的審計就涉及對預(yù)算執(zhí)行情況的審計,可以有效地約束預(yù)算的執(zhí)行和預(yù)算目標的達成。

  2. 預(yù)算執(zhí)行中存在的問題 

  在企業(yè)的運營之中,常常存在預(yù)算編制和執(zhí)行的脫節(jié)現(xiàn)象,使得預(yù)算執(zhí)行流于形式,也就是常說的預(yù)算編制和執(zhí)行的“兩張皮”現(xiàn)象,認識此問題,有助于提高預(yù)算管理在企業(yè)中的應(yīng)用水準,推進預(yù)算工具的使用效能。預(yù)算在執(zhí)行中常見的現(xiàn)象為:

 ?。?)預(yù)算如一紙空文。預(yù)算編制時轟轟烈烈、大張旗鼓,卻在年度預(yù)算批準后不做傳達或者傳達不清晰。同時,在執(zhí)行中對預(yù)算執(zhí)行的結(jié)果不做分析、追蹤、考核,視年度預(yù)算、月度滾動預(yù)算為無物,或者僅僅在年度結(jié)束時進行分析或跟蹤,忽視日/周/月度/季度/半年等時間序列的過程監(jiān)控。究其原因,是對預(yù)算管理工具的應(yīng)用缺乏充分的了解和把握,認識程度不夠,使用方法不當(dāng),操作水準欠佳。其次,預(yù)算編制方法不切合實際,編制的方法和執(zhí)行存在系統(tǒng)偏差或者根本性缺陷,使得編制出來的預(yù)算無法在執(zhí)行中得到運用或者運用成本太高。最后,業(yè)務(wù)層面對預(yù)算在執(zhí)行中的重視程度不夠,缺乏對預(yù)算執(zhí)行的了解和應(yīng)用,參與程度較低。

  (2)業(yè)務(wù)審批程序不規(guī)范。預(yù)算作為一種管理工具,可以有效地釋放集中管理的垂直深度,縮短管理層級;也可以壓縮管理的幅度,使得企業(yè)管理層級在控制上扁平化,節(jié)約管理和控制成本。

  實行預(yù)算可以縮短審批流程,避免多頭審批、重復(fù)審批、特批和濫批的現(xiàn)象,更可以避免一件事情“大家都管、都不管”;如預(yù)算內(nèi)事項需要執(zhí)行正常簡化流程,僅僅需要一級經(jīng)理人審批即可;超預(yù)算事項需要執(zhí)行額外審批流程,按照額度分級審核,僅僅需要一至兩級經(jīng)理人審批即可;預(yù)算外事項需要執(zhí)行復(fù)雜的特殊審批流程,需要經(jīng)過多級經(jīng)理人審批,甚至有時候需要上報預(yù)算管理機構(gòu)進行審批。當(dāng)然,在日程營運之中,預(yù)算外事項一般比較少出現(xiàn)。這樣可以有效進行管理的分權(quán),做到管理有序,避免“眉毛胡子一把抓”、“一支筆”的現(xiàn)象。

 ?。?)預(yù)算信息系統(tǒng)薄弱。預(yù)算管理屬于管理會計的范疇,主要是為了企業(yè)內(nèi)部管理需要而產(chǎn)生的,其服務(wù)的對象是企業(yè)內(nèi)部管理者,與一般財務(wù)會計的核算有顯著的區(qū)別,同時又有緊密的聯(lián)系。財務(wù)會計在一般企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)信息化,預(yù)算管理信息系統(tǒng)卻鮮有企業(yè)實施,造成此現(xiàn)象的原因眾多,但是有一點卻是不爭的事實,即企業(yè)重財務(wù)會計、輕管理會計。

  小型企業(yè)在進行預(yù)算編制和控制時,可以使用Excel等工具來制作統(tǒng)一的預(yù)算編制和控制模板,既可以滿足預(yù)算管理的需求,又可以節(jié)約成本。大型企業(yè)集團在預(yù)算編制和控制時,則需要實施預(yù)算信息系統(tǒng),否則在預(yù)算編制時容易出現(xiàn)預(yù)算合并、匯總困難,得出的預(yù)算信息質(zhì)量較差,并且也無法進行預(yù)算控制。預(yù)算信息系統(tǒng)方面,有較多的廠家:國內(nèi)的,如東軟的MPC預(yù)算信息系統(tǒng);國外的,如Hyperion Planning、Cognos Planning等系統(tǒng),都能夠滿足預(yù)算編制的需要。

  (4)執(zhí)行結(jié)果

  預(yù)算在執(zhí)行中存在的另外一個問題是責(zé)任主體不清,沒有按照責(zé)任中心進行預(yù)算編制,在執(zhí)行中也沒有按照責(zé)任主體進行考核,或者考核時獎懲不明。

  預(yù)算編制時需要按照內(nèi)部績效考核的主體進行編制,以方便進行績效考核。另外,預(yù)算目標是企業(yè)經(jīng)營目標的最重要的內(nèi)容,預(yù)算考核是績效考核的有機組成部分,缺乏考核約束的預(yù)算,在以績效考核為導(dǎo)向的企業(yè)很難被重視和得到執(zhí)行,執(zhí)行力會形同虛設(shè)。因此,預(yù)算執(zhí)行結(jié)果必須按照責(zé)任主體進行績效考核,或者說設(shè)置預(yù)算考核為必要的約束條件。否則,責(zé)任不清、獎懲不明的預(yù)算,不與薪酬掛鉤,預(yù)算編制就沒有實際意義;預(yù)算執(zhí)行結(jié)果必須與業(yè)務(wù)相結(jié)合,與業(yè)務(wù)績效相結(jié)合,否則預(yù)算會演變成為一種數(shù)據(jù)游戲。

  3.預(yù)算執(zhí)行中的審批機制及其權(quán)限等相關(guān)問題

  本著“先算后花,先算后干”的原則,一般情況下不得突破預(yù)算指標(包括預(yù)算項目、金額和數(shù)量)。預(yù)算是嚴肅的事情,在流程、系統(tǒng)和考核等各種約束下,預(yù)算指標的突破是要付出代價的。

  如果客觀環(huán)境、內(nèi)部條件以及公司經(jīng)營計劃發(fā)生終點變化需要突破預(yù)算,執(zhí)行預(yù)算外審批程序,根據(jù)超預(yù)算審批流程執(zhí)行。

  預(yù)算結(jié)余可以跨月份使用,但不能跨年度使用。對于跨年度或者本年未完成的項目,下一年度則需要繼續(xù)重新編制預(yù)算。

 

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